Focus3 : Office 2007 Fonction génerale et Access

FONCTION GENERALE

Le ruban fait office de nouvelle interface à la suite bureautique de Microsoft. Il vient remplacer idéalement les sous-menus parfois peu clair pour le néophyte d'Office en présentant directement une icône illustrée pour chaque fonction. Autre nouveauté, avant d'appliquer un style quelconque, d'imprimer un document ou de mettre en place un graphique, une fonction de prévisualisation est systématiquement disponible. Un mode zoom autorise l'utilisateur à voir très simplement l'ensemble des pages de son document sans passer par l'étape d'aperçu avant impression. Il peut également changer le mode (paysage ou portrait) depuis l'aperçu et voir directement les changements. Dernière nouveauté générale, les formats de fichiers utilisés par Microsoft se basent désormais sur le standard XML. Il est donc possible de décomposer très simplement son document pour en aperçevoir les propriétés, les fonctions appliquées et les droits des utilisateurs. Attention cependant, ce format n'est pas Open Source à l'inverse de l'Open Document Format proposé par la suite bureautique concurrente OpenOffice. En pratique, le gros avantage du nouveau format de fichier d'Office vient de la réduction de la taille des fichiers qu'elle engendre. Les grands gagnants seront d'abord Excel et PowerPoint suivis, dans une moindre mesure, par Word. Ces applications voient fondre des fichiers de plusieurs méga-octets à seulement quelques centaines de kilo-octets. A noter que, malgré ce changement, Office assure une compatibilité ascendante jusqu'à la version d'Office 2000.

ACCESS                                                                                                                                 La reconnaissance automatique des formats de données permet à Access d'appliquer à un champ type des contraintes comme : numérique, alphanumérique, e-mail... selon les données saisies par l'utilisateur. Ce format s'adapte au fur et à mesure des nouvelles données enregistrées.

L'enregistrement de contacts depuis Outlook 2007 dans la base de données Access est facilité par une fonction d'import. A l'image d'Excel, des fonctions de filtrage et de tri automatiques ont été ajoutées par rapport à la précédente version, notamment sur la fraîcheur des informations.

Access 2007 prend en charge les champs à valeurs multiples, dans le cas par exemple de listes. De même, l'association de documents est désormais plus riche, Access étant capable de tenir compte de photos, de feuilles de calculs ou de documents textes. Il gère par ailleurs les différents styles appliqués au texte et peut les remettre en forme si besoin dans les tables.

Une interface spécifique de création de formulaires a été développée de manière à afficher l'aperçu du formulaire à l'écran, et à faciliter la manipulation d'objets à la souris. Dans les états, la fonction de navigation accélère la recherche d'information par une commande clavier Ctrl+F. Tout comme les tables, de nouvelles fonctions de filtrage et de tri sont disponibles pour les états. Il est possible de les exporter au format PDF et XPS.

Pour les administrateurs maniaques, il est même envisageable de s'abonner à un flux RSS de manière à être alerté automatiquement dès qu'un nouvel enregistrement est inséré, modifié ou supprimé dans une base Access.